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Saturday, 30 June 2012 19:00

Almacenamiento, entrega y recepción de CFDI

Los emisores de facturas electrónicas están obligados a poner a disposición de sus clientes receptores el archivo XML. Sólo si el receptor lo solicita, deberán entregar la representación impresa adicionalmente o en sustitución del XML.

Este paso está siendo omitido por muchos receptores que piden la factura en su formato impreso. Esto es válido desde el punto de vista contable y para deducciones ante el SAT. Sin embargo, la factura como tal es el archivo XML y la impresión es una representación de la misma.

Cuando un cliente efectúa una transacción en un establecimiento, la factura electrónica podrá ser entregada:

En un dispositivo de almacenamiento (memoria USB, por ejemplo) proporcionado por el receptor.
Enviada por correo electrónico al buzón que indique el receptor.
Descarga posterior desde una página en internet mediante ruta y mecánica de acceso definidas por el emisor.

Las personas que entreguen, envíen o reciban una factura electrónica en su formato electrónico (XML), deberán almacenar los mismos, en medios magnéticos, ópticos o cualquier otro medio de almacenamiento informático (CD, DVD, DAT, Disco Duro, etc.). Opcionalmente, podrá aplicar lo dispuesto por la Secretaría de Economía en la Norma Oficial Mexicana No. 151 vigente: Norma estandarizada para almacenamiento y validación de documentos que tienen completa validez legal.

Queremos hacer una invitación a todos los contribuyentes a que “Exijan” el archivo XML cuando reciban un CFDI de algún establecimiento. La ley indica que el formato que debe almacenarse y que se puede validarse via internet debe ser el XML. La representación impresa es válida para el SAT y también puede validarse por internet, incluso mediante el código de Barras Bidimensional, pero no se sirve de nada guardarla en medios digitales (El hecho de digitalizar una factura mediante algun dispositivo de escaneo, no necesariamente es una factura electrónica). Desde el punto de vista tecnológico, de practicidad y comercial en el largo plazo, se recomienda ampliamente exigir el CFDI en su formato original XML.

Hay que recordar que una de las principales intenciones de la factura electrónica es “NO TENER PAPEL”. Sin embargo hay mucha renuencia de parte de muchos clientes que siguen pidiendo la impresión por miedo a que el SAT no les tome como valido el XML, que el contador no reciba acepte digitalmente los comprobantes o que no puedan consultar su factura posteriormente via internet ni por correo electrónico.

FiscoClic entrega y envía por correo electrónico tanto el XML como la representación impresa (PDF) como dicta la legislación al igual que los PAC . Sin embargo, FiscoClic permite que los clientes puedan consultar sus facturas en cualquier momento que asi lo deseen en un esquema de auto-servicio. Consulta “Self-service” de Facturas Electrónicas.