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Tuesday, 09 April 2013 20:34

La facturacion electronica 2013 ya no es un tema nuevo. Pero ¿Cómo almaceno mis facturas?

Almacenamiento de CFDI

Regla I.2.7.1.1. Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML

Almacenamiento de CFD

Regla I.2.8.3.1.11. Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban los CFD´s a que se refiere la regla I.2.8.3.1.11., deberán almacenarlos en los términos de la regla I.2.7.1.1.,debiendo, además, cumplir con los requisitos y especificaciones a que se refieren los rubros I.B y I.C del Anexo 20.

Los contribuyentes deberán mantener actualizado el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema informático de consulta que permita a estas últimas, localizar los CFD´s expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos.

....Resolución Miscelánea Fiscal para 2013 (Viernes 28 de Diciembre 2012)

Quisimos darte estas referencias legales antes de entrar en el tema principal. Al 28 de febrero del 2013, 772,884 contribuyentes emiten factura electrónica (222,608 cfd y 599,764 cfdi) y 2,420,191 emiten facturas impresas con CBB (código de barras bidimensional) y no hay ningún incentivo u obligación hasta el momento que permita que más contribuyentes usen factura electrónica.

La cuestión ya no es cómo generar tus facturas, si no qué haces cuando recibes y cómo las guardas. Según la ley, el contribuyente (NO EL CONTADOR) que recibe facturas, es responsable de resguardar y tener disponibles las facturas; los XML en el caso de las electrónicas y el CBB (digital o impreso) de las que te entregaron en papel. La legislación dicta 5 años de resguardo. Sin embargo instituciones financieras y otras reguladas por el extranjero llegan a los 10 años.

Lo más importante de la recepción para la autoridad es “tener los documentos disponibles” y ello significa, conservar en un lugar seguro, centralizado y administrable todos tus comprobantes recibidos para temas como las aclaraciones, deducciones, y aún más notorio en tus procesos administrativos en las áreas de compras y cuentas por pagar que esto representa una herramienta de legalidad y certeza, además de optimizar la colaboración con los proveedores y obviamente llevar un control en los ciclos de pagos.

En cuanto a la parte administrativa, llevar un flujo comercial eficiente, requiere al menos dos entidades en la colaboración para recibir y verificar facturas. En éste caso, el proveedor y el receptor. En nuestras soluciones estamos completamente orientados a conservar ésta premisa y por ello, tus proveedores pueden subir de forma automatizada sus facturas para que las veas reflejadas en tu cuenta en tiempo real. Es decir, al momento de cargar una factura, tanto tu proveedor como tus administradores del sistema, conocerán el resultado de la validación y adicionalmente se aplicarán otras reglas de negocio que tú configures. No tienes que esperar a recibir facturas, tus ciclos de pagos continuarán respetándose y lo interesante aquí es que tu proveedor será notificado de forma automática con el resultado de la validación.

Busca un sistema de validación y almacenamiento de tus facturas que pueda tener resúmenes inteligentes anidados. Es decir que puedes filtrar tu información por RFC, proveedor, montos, fechas, estatus de pago y que puedas hacer una combinación de filtros. Por ejemplo, un auditor puede requerirte las facturas del proveedor "3SIT" que sean del "periodo 2013 "y que además, tengan la serie "A". Adicionalmente debes poder consultar en cualquier momento o enviar por mail el reporte de validación para auditores, contadores, proveedores y lo más importante, que todo esté disponible de forma segura en la nube.

Tener las facturas en el correo electrónico del encargado de compras o en una carpeta en la computadora del contador es la forma más común de almacenamiento en un 90% de las empresas. Ésto quiere decir que las tiene alguna persona en su computadora (outlook o un directorio) o en el mejor de los casos, que la empresa tenga un servidor de correo y aun así, el servidor no almacena ilimitadamente los correos. Hemos visto que en la mayoría de los negocios, una sola persona administra el "Correo donde se reciben facturas". Desafortunadamente éstos escenario no son seguros, muestran una baja "disponibilidad" y son sujetos a errores humanos o empleados resentidos que pueden realizar acciones indebidas. Algunas empresas dedican un servidor de archivos replicado con respaldos diarios, pero sólo si tienen los recursos y las políticas necesarias. Con FiscoClic, tienes todos tus archivos seguros, todos nuestros directorios están respaldados de forma incremental diariamente y lo más importante, no se pueden borrar o cambiar información si el usuario no tiene permisos para ello.

Como dato cultural, en cuanto a las políticas de la empresa en seguridad de la información, han salido cualquier cantidad de artículos de personas poco informadas, indicando que existen proveedores de "Storage" o respaldo en la nube gratis para facturas. Básicamente los que dominan el mercado de consumo masivo son Google Drive, iCloud, DropBox, y Microsoft SkyDrive. Para los usuarios avanzados empresariales con políticas más definidas y que requieren más funcionalidades también están Amazon Web Services Simple Storage Service (AWS S3), Google Cloud Storage, Windows Azure Blob Storage Service y el Cloud de Rackspace. Todos ellos almacenan documentos y tienen mas o menos funcionalidades entre sí. Sin embargo, no se trata de almacenar por almacenar, se trata de que tengas una suite validacion, recepción, resguardo y administración de recursos con alta disponibilidad y permita la interacción con las llamadas aplicaciones de "Misión Crítica". FiscoClic si utiliza servicios de varios de estos proveedores e incluso los recomendamos para muchos clientes en distintos escenarios, pero ello representa ningun valor agregado el tener documentos únicamente almacenados con un proveedor que regala 5 gb de almacenamiento (nadie regala nada).

Considera igualmente un sistema de verificacion de facturas con “accesos seguros” en donde puedas asignar permisos a determinados usuarios que te permita tener un control preciso de tu información. Ésto aplica para las empresas que cuentan con muchos departamentos/sucursales/usuarios e incluso con proveedores que sólo pueden entregar facturas a algunas sucursales y/o algunos departamentos. Nuestra plataforma te permite crear accesos a cada uno de tus usuarios (departamentos o sucursales) y proveedores. Puedes crear permisos específicos en donde, por ejemplo, sólo los "usuarios de compras" pueden cambiar el estatus de una factura a “PAGADO” pero no pueden descargar facturas; sólo contabilidad puede descargar facturas. Por otro lado, puede ser que en tu empresa, el proveedor de "muebles de oficina", únicamente tenga permisos para enviar facturas a la sucursal “Matriz”.

Para la validacion masiva de facturas, el portal te debe permitir hacer una carga inicial de todas las facturas que tienes dispersas o en tu correo y que no están dentro de un repositorio central ni se pueden administrar adecuadamente. Con FiscoClic puedes realizar cargas masivas de facturas para optimizar tus tiempos y no validar una por una.

Hay una gran cantidad de herramientas en torno a la generación y cancelación de facturas (más de 600 aplicaciones comerciales). Sin embargo para la parte de recepción, validación y lo más importante que es el resguardo, FiscoClic es de los únicos (unos 10 proveedores) que cuenta con una oferta clara y transparente tanto en la plataforma como en los paquetes en torno al tema. De las 600 soluciones existentes un 30% cuenta con una oferta en donde "dicen" validar facturas (validación del esquema XSD y el sello digital del XML, pero esto ya lo hace el SAT y GRATIS en el validador cfdi). Sin embargo, no existe un verdadero administrador de facturas. Para FiscoClic, “Facturas” quiere decir: Facturas! … Decimos esto ya que las soluciones existentes están enfocadas a validar cfdi, únicamente el XML. Sin embargo, como ya mencionamos, hay 2,420,191 emisores de facturas en CBB y al menos éste 2013 y muy probablemente más de la mitad del 2014, las cosas no se verán afectadas drásticamente para quitar éste esquema.

FiscoClic si valida y resguarda “Facturas”, incluyendo CFD, CFDI (facturacion electronica) y CBB. Nuestras soluciones están orientadas a recibir CUALQUIER FACTURA pero principalmente a resguardarlas de forma segura y principalmente proporcionarte una suite de administración. Además de que nuestro modelo es un esquema Cloud: podemos almacenar facturas de forma ilimitada y crecer nuestra infraestructura tanto como queramos y lo más importante, tenemos servicios para verificar facturas de forma masiva adicionalmente al portal del administrador y al portal de proveedores. Esto quiere decir que cualquier sistema que requiera almacenar, consultar y validar facturas en FiscoClic, puede conectarse con nosotros.

Con Fiscoclic sólo requieres un acceso seguro (usuario y password), una computadora y una conexión a internet para que todo esto sea posible en tu empresa. Nuestra herramienta además de ser la más completa, es sumamente amigable y con gusto podemos hacer una demostración en línea de nuestra suite de recepción. Para más información entra a nuestra página www.fiscoclic.mx y conoce nuestra experiencia en informar.