10 pasos para crear expedientes digitales de todos tus empleados

Contenido

Aprende cómo armar un expediente digital con los archivos de tus empleados. Protege su información y tenlos disponibles en un solo lugar. Ten control de la información y utilízala en beneficio de todos, aquí te diremos cómo se hace. 

Cualquier empresa genera información; personas que entrevistan, empleados, proveedores, clientes, aliados, o cualquier actividad que realicen genera datos.

Lo que se puede hacer con estos datos depende de lo que busque cada organización, pero el tener la información organizada, disponible y segura, permite que sea más fácil de utilizar, medir, obtener conocimiento y tomar decisiones basadas en información real. 

Analizar datos permite que cualquier empresa obtenga la posibilidad de mejorar en los aspectos cuantitativo y cualitativo, por ejemplo:  innovar sus soluciones, mejoras continuas en la operación, mejor gestión en el trato con clientes y proveedores, mejorar la cultura empresarial, subir ventas, entre muchas otras. 

¿Qué es un expediente digital?

Un expediente digital o electrónico, es simplemente un conjunto de archivos digitales que sirven para algún proceso administrativo. Se almacenan con el fin de tenerlos disponibles en un sitio seguro, por ejemplo, en la nube. 

El expediente digital tiene ventajas como: descentralizar trámites, transparencia en el uso de los documentos, seguridad, ya que es difícil perder la información, y puede ser operado por distintas personas sin necesidad de trasladar papeles de un lugar a otro. 

Una de las soluciones que FiscoClic ofrece es la Gestión Documental. Esta te permite acceder a todos los documentos en un lugar, almacenar de manera segura los archivos de tu empresa, empleados, actividades. Todos los documentos quedan resguardados y protegidos en tu cuenta. 

Antes de continuar te recomendamos seguir nuestro Podcast Talent growth donde hablamos todo sobre gestión de personal:

Ventajas

Cada empresa es diferente, pero hay algo que todas tienen en común: 

Cada empresa es diferente, pero hay algo que todas tienen en común: 

El talento humano.

Tener expedientes digitales de tus empleados te permite automatizar todos los procesos técnico-administrativos, mejorar tu operación, ahorrar tiempo, dinero y recursos. 

Piénsalo, los procesos sufren: retrasos, información faltante en trámites, expedientes incompletos y con errores, se traspapela la información o puede tomarse mucho tiempo en encontrarla. 

10 pasos a seguir para crear expedientes digitales de todos tus empleados

1.- Define el objetivo. ¿Qué vas a mejorar a partir de los expedientes?

2.- Define la forma de recolectar la información. ¿Qué herramientas vas a requerir? Por ejemplo: puro formato PDF enviado por correo electrónico.

3.- Recolecta la información. Disco duro, USB’s, documentos físicos, archivos digitales etc.

4.- Define la importancia de la información. Procura elegir la información que te permita cumplir tu objetivo principal.

5.- Categoriza información. Es información de tus empleados, por lo que podrías categorizar datos como la fecha de antigüedad, el puesto, salario, etc. 

6.- Integra el expediente. Ya que definiste todo lo anterior, junta tus archivos e intégralos en el expediente.

7.- Almacénalo en un lugar seguro. Decide dónde lo vas a tener. Es importante que sea un lugar que te permita tenerlo disponible en cualquier momento que lo requieras, y que se actualice en tiempo real. Como la Gestión Documental de FiscoClic.

8.- Define tus indicadores de rendimiento. Un indicador podría ser la tasa de retención de los empleados, o el tiempo que toma llevar los registros de los empleados ante el IMSS, por ejemplo.

9.- Mide resultados. Un periodo de tiempo que te permita analizar las mejoras. Por ejemplo: un año después de que se crearon los expedientes, ¿cuánto tiempo te ahorraste de operación, comparándolo cuando seguían trabajando con documentos físicos? 

10.- Aplica en otros procesos. Si te funciona con tus empleados, probablemente te sirva con tus clientes, proveedores, o en tus procesos de reclutamiento y selección.

La información es poder. Para poder utilizarlo de manera óptima, se deben crear las preguntas adecuadas, establecer sistemas eficaces y tener bien definido el proceso a seguir. 
¿Necesitas ayuda con la creación de expedientes digitales? FiscoClic te garantiza la seguridad de los documentos de tus empleados con su solución basada en tecnología en la nube. Conoce más sobre nuestro sistema de nómina y cómo podemos ayudar a tu empresa

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