¿Cómo se manejan los viáticos en la nómina?

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¿Cómo se manejan los viáticos en la nómina? Al momento de realizar la nómina hay que considerar todos los conceptos que se deben sumar o descontar al trabajador y los viáticos son uno de estos. Y es que en algunos trabajos debido a su naturaleza es necesario brindarle gastos de viaje a los empleados para que cumplan con sus funciones.

La pregunta con la que iniciamos es sobre qué tratamiento se le debe dar a los viáticos en la nómina. Primero que nada, el artículo 93 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta habla sobre cómo manejar los gastos de viaje. Una parte del artículo dice así:

“…No se pagará impuesto sobre la renta por la obtención de los siguientes ingresos:

Los viáticos, cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes.”

La duda que pueden tener los patrones al respecto es sobre cómo incluir el concepto de viáticos en la nómina. Respecto a esto, el artículo 152 del Reglamento del impuesto Sobre la Renta, brinda mayor claridad:

“Para  efectos  del  artículo  93,  fracción  XVII  de  la  Ley,  las  personas  físicas  que  reciban viáticos  y  efectivamente  los  eroguen  en  servicio  del  patrón,  podrán  no  presentar  comprobantes  fiscales hasta por un 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir los mismos, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal  de  que  se  trate,  siempre  que  el  monto  restante  de  los  viáticos  se  eroguen  mediante  tarjeta  de crédito, de débito o de servicio del patrón. La parte que en su caso no se erogue deberá ser reintegrada por la persona física que reciba los viáticos o en caso contrario no le será aplicable lo dispuesto en este artículo.

Las  cantidades  no  comprobadas  se  considerarán  ingresos  exentos  para  efectos  del  Impuesto, siempre que además se cumplan con los requisitos del artículo 28, fracción V de la Ley.

Lo dispuesto en el presente artículo no es aplicable tratándose de hospedaje y de pasajes de avión. “

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¿Cómo se registran los viáticos en la nómina?

Supongamos que el trabajador recibe $10,000 MXN por concepto de nómina del período del 16 al 31 de agosto y otros $10,000 MXN por viáticos para realizar un trabajo de consultoría fuera de la ciudad. 

El depósito de los viáticos se hace a la cuenta de nómina del trabajador. El patrón puede registrar en el recibo de nómina de ese período el depósito de estos gastos de viaje en la columna de “Percepciones”.

En el caso de que el patrón decida registrar esta cantidad en un período posterior a la nómina en la que se depositaron, se puede hacer pero se tendrá que llenar el campo “TipoOtroPago” y clasificarlo como “Viáticos entregados al trabajador”. 

Siguiendo con el ejemplo, supongamos que el trabajador realiza la consultoría el 5 de septiembre y hace la comprobación de gastos el 7 del mismo mes. Para este momento, el patrón hará la validación de dichos viáticos en la quincena del 1 al 15 de septiembre. 

En caso de que el gasto no reúna los requisitos fiscales necesarios para no ser gravado, será la empresa quien tenga que asumir la responsabilidad de cubrir dicho gasto. 

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¿Cuándo se gravan los viáticos?

Existen ciertos casos en los que los gastos de viaje están sujetos al pago de impuestos. Estos son:

  • Cuando se trata de viáticos no comprobados por el trabajador.
  • Son gastos que no cumplen con los requisitos fiscales.
  • Se trata de viáticos a los que no se les puede aplicar el artículo 152 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
  • No son considerados como gasto no deducible por el patrón. 
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¿Cuándo sí están exentos de gravamen los viáticos?

  • Cuando se trata de gastos de viaje a los que se les puede aplicar el artículo 93 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y el 152 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. 
  • Aquellos que sean considerados como no deducibles por parte del patrón, que se hayan cubierto con la tarjeta corporativa y de los que no se cuente con comprobante fiscal. 

Retomando el ejemplo sobre cómo se manejan los viáticos en el recibo de nómina, se deben registrar los gastos comprobados y los no comprobados. Y la cantidad total se deberá incluir en la parte de “Deducciones” bajo el concepto de “Ajuste en Viáticos entregados al trabajador”. 

Dependiendo de la particularidad del caso, los viáticos registrados en “Deducciones” podrán ir bajo el concepto previamente mencionado, como “Ajuste en Viáticos Gravados” o bien como “Ajuste en Viáticos Exentos”. 

El artículo 152 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece que el tope para gastos de viaje no comprobados y que se pueden tomar como exentos es de $15,000 MXN por ejercicio. Una vez que un trabajador supere esa cantidad durante un ejercicio, el resto de los viáticos no comprobados estarán sujetos a gravamen. 

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