La nómina involucra 3 leyes, aquí te diremos cuáles son, y cómo puedes cumplirlas al 100% siempre, gracias a la tecnología.
La nómina es un proceso sumamente importante dentro de cualquier empresa. Es importante porque de ese proceso depende si una organización cumple la ley.
Cumplir la ley es algo inevitable, sobre todo para una empresa que maneja información delicada de terceros y busca crear soluciones que ayuden a la sociedad.
Hacer una mala gestión de la nómina tiene consecuencias graves como multas o problemas legales. Para evitarlos, todas las organizaciones deben contar con recursos humanos expertos en el tema que puedan realizar todos los trámites administrativos de forma correcta. También existen soluciones tecnológicas que automatizan este tipo de procesos.
Aunque pueda parecer complicado de aprender, la realidad es que son pocas leyes que se involucran con la nómina.
¿Qué leyes involucra la nómina?
Con el objetivo de regularizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de los patrones, la nómina debe rendirles cuentas a distintas leyes en México. Todo con el propósito de otorgar a los empleados el trato digno y transparente que les corresponde.
La nómina involucra seis leyes:
1. Ley Federal del Trabajo (LFT). Artículo 804 (fracc. III): El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos III. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo, o recibos de pago de salarios.
Por esta razón, es esencial tener el historial de todos los recibos de nómina que se hayan hecho, así como tenerlos firmados, ya que esto demuestra que los colaboradores estuvieron de acuerdo con la realización del pago por los servicios prestados.
2. Ley del Seguro Social (LSS). Artículo 15 (fracc. I, II, III y IV): Los patrones están obligados a I. Registrarse e inscribir a sus trabajadores, comunicar altas y bajas, modificaciones de su salario y demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles. II. Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente el número de días trabajados y los salarios por sus trabajadores. III. Determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterar su importa al instituto. IV. Proporcionar al instituto los elementos necesarios para garantizar el cumplimiento.
El cumplimiento con la Ley del Seguro Social puede ser algo tedioso. Sin embargo, existen soluciones como FiscoClic Nómina + RH que te permite registrar trabajadores, carga de altas y bajas de forma masiva, modificaciones del salario, registros, días trabajados y además tiene conexión directa con el IMSS para los movimientos afiliatorios del IDSE. Esto con tecnología en la nube, por lo que no tienes que perder tiempo registrando uno por uno a tus colaboradores, y haciendo los cálculos de la nómina manualmente.
3. Código Fiscal de la Ciudad (En este caso CDMX). Artículo 156: Se encuentran obligadas al pago del Impuesto sobre Nóminas, las personas físicas y morales que, en la CDMX, realicen erogaciones en dinero o en especie por concepto de remuneración al trabajo personal subordinado (las erogaciones son sueldos y salarios, tiempo extra, bonos, compensaciones, gratificaciones, aguinaldos, fondo de ahorro, primas de antigüedad, entre otras).
4. Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR). Esta ley contempla el pago de impuesto por los ingresos que tengan todas las personas físicas y morales que vivan en México.
5. Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (INFONAVIT). El INFONAVIT se encarga a través de su ley de administrar eficientemente los recursos del Fondo Nacional de Vivienda, establecer y operar un sistema financiero que permita obtener crédito barato, suficiente para adquirir, remodelar, construir, liquidar deuda o adquisición de terrenos.
6. Ley del Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT). Esta ley regulada por la Secretaría de Trabajo y Previsión Social tiene como objetivo promover el ahorro de los trabajadores, otorgarles financiamiento y garantizarles el acceso a créditos.
La realidad es que las leyes tienen como fin garantizar el derecho de los trabajadores a tener una vida de calidad y bien remunerada. Las empresas forman una parte fundamental en esto, ya que, son las encargadas de depositar las cuotas en las cuentas de sus colaboradores (INFONAVIT, FONACOT), además deben pagar los impuestos correspondientes por cada trabajador que contraten (LISR).
Toda persona física o moral debe pagar el impuesto de nóminas correspondiente en su ubicación. Si quieres saber cómo se calcula el impuesto sobre la nómina checa nuestro artículo.
¿Qué pasa si no cumples las leyes en la nómina?
La empresa será acreedora a una multa. Dependiendo el motivo por el cual se quebrantó la ley es lo que determinará la sanción y cantidad a pagar correspondiente.
Algunos ejemplos son:
- Incumplir con la reforma oursourcing.
- No otorgar recibos de nómina.
- No pagar los impuestos correspondientes.
- No pagar las cuotas de seguridad social obligatorias.
Las multas varían y se calculan en UMA’s.
¿Cómo evitar las multas por la nómina?
La mejor forma de evitar multas es informarse bien sobre la norma, y cumplir al pie de la letra lo que exige para las personas físicas o morales que paguen remuneración por trabajo personal subordinado.
Hay tres formas para evitar las multas por la nómina:
1. Tecnología que te permita hacer todos los movimientos que necesites y realizar los cálculos en automático.
2. Expertos en nómina que estén actualizados y sepan hacer los cálculos correctamente.
3. Aprender tú mismo y ahorrarte las dos opciones anteriores, aunque la verdad es la opción menos recomendable.
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