El 15 de Julio de 2022 se publicó en el DOF la NOM 037 con el objetivo de regular el teletrabajo en materia laboral. En este artículo te explicaremos todo lo que tienes que saber sobre esta nueva Norma Oficial Mexicana (NOM).
Entre las obligaciones de los patrones se encuentran establecer el inicio y termino de la jornada laboral; mecanismos de contacto entre empleador y teletrabajador, así como contar con una perspectiva de género que permita conciliar la vida personal y familiar
En febrero de 2022, por parte de la secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) se presentó ante el Comité Consultivo de Normalización de Seguridad y Salud en el Trabajo (CCNNSST) el anteproyecto de la NOM-037-STPS-2022 con miras de regular el teletrabajo, que ha sido una forma de trabajo adoptada por muchas personas a partir de la pandemia. La norma entrará en vigor 180 días después posterior a la publicación.
El calendario de la NOM 37
- 22 Febrero 2022 – presentación de la propuesta
- 15 de Julio – Publicación en el DOF
- 13 Septiembre – Fecha Límite de observaciones (60 días después del 15/07/2022)
- Si se aprueba la propuesta, la norma entra en vigor 180 días después. Enero-Febrero 2023
Beneficios de la NOM 037
La NOM 037 regirá condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo. Con esto, se busca normalizar el teletrabajo en los centros de trabajo, así como de la tecnología necesaria para cumplir sus funciones. De esta manera buscarán prevenir los riesgos físicos, ergonómicos, y psicosociales aun cuando se desempeñe el trabajo a distancia. La norma aplica a todos los patrones, centros de trabajo y lugares de trabajo que tengan personas teletrabajadoras.
Cabe destacar que la titular Luisa Alcalde Luján de la STPS mencionó que hasta el 23% de los puestos de trabajo en México serían susceptibles de teletrabajar y podría beneficiar a más de 13 millones de trabajadores en el país. Por eso el interés en regular esta forma de trabajo que llegó para quedarse: el teletrabajo.
¿Qué contempla la NOM 037?
El anteproyecto NOM 037 STPS 2022 tiene contemplado una serie de estatutos que se deberán llevar a cabo obligatoriamente por los patrones para “garantizar condiciones de seguridad y salud a los trabajadores”.
Las obligaciones que tendrían las empresas para cumplir la NOM 037 son:
- Inicio y término de jornada laboral. Establecer un horario concreto para iniciar y para concluir actividades. Esto es importante ya que una de las desventajas de trabajar a distancia ha sido tener que incurrir en laborar horas extras ya que, a diferencia del trabajo presencial, no hay un horario de entrada ni de salida.
- Mecanismos de contacto entre empleador y teletrabajador. La tecnología permite tener comunicación eficiente entre los colaboradores. Existen herramientas como FiscoClic People, que te permiten mantener una comunicación cercana y constante con todos los miembros de tu equipo sin importar el lugar donde estén.
- Perspectiva de género. Estrategias destinadas a que la percepción de las mujeres y de los hombres tengan influencia en la elaboración de las políticas y los programas que las empresas decidan implementar para cumplir con esta obligación.
- Equilibrio laboral. Permitir que los colaboradores tengan un balance entre su vida laboral y personal debe ser obligatoriamente una prioridad. Esto puede ser beneficioso, ya que con esto a la vez puedes incentivar una buena experiencia del empleado y por ende una mejora en la cultura organizacional.
- Equipamiento ergonómico. El trabajo presencial requiere de una inversión en mobiliario y equipo. El teletrabajo no debería ser la excepción, debido a que una persona podrá o no tener los recursos para contar con el equipo adecuado en casa. Es por esto que las organizaciones deberán encargarse de proveer lo necesario para que los colaboradores desempeñen sus actividades de la mejor manera posible.
- Mantenimiento de insumos. Cubrir insumos como la luz, el internet, los equipos de cómputo, o cualquier otro recurso que necesiten los empleados requiere mantenimiento. Esta iniciativa permitirá darle un seguimiento al estado de los insumos que las personas requieran para sus funciones.
- Políticas de teletrabajo. Se deberán crear políticas transparentes que involucren a todos los colaboradores. A su vez se les deberá informar la forma en la que se llevará a cabo el trabajo a distancia dentro de la organización, para evitar confusiones o malentendidos que afecten las relaciones laborales.
¿A partir de cuándo será válida la NOM 037?
Se calcula que a partir de Enero de 2023 en caso de ser aprobada. Una vez que el CCNNSST apruebe el anteproyecto, el mismo será publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) con el nombre de NOM-037-STPS-2022, para cumplir los 60 días de plazo de consulta pública (Esto acaba en Septiembre 2022). Una vez que sean respondidos los comentarios, debe contarse con el Análisis de Impacto Regulatorio (AIR) que otorga la Comisión Nacional de Mejora Regulatoria (CONAMER). Posterior a la publicación, se cuenta con 180 días para que entre en vigor.
¿Dónde será publicada la NOM 037?
Una vez que lo anterior se cumpla, se publicará la NOM dentro del DOF y con ello, se dará cumplimiento al 2do transitorio del decreto del pasado enero 2021 donde se adiciona el capítulo XII Bis de la Ley Federal del Trabajo (LFT). Cabe recordar que la STPS tenía que cumplir con el plazo de 18 meses para la publicación de la norma.
Obligaciones del trabajador en la NOM 037
- Disponer de conectividad, la tecnología y los dispositivos necesarios para trabajar y comunicarse
- Contar con condiciones de seguridad y salud así como las instalaciones necesarias para trabajar
- Brindar por escrito la aceptación de la inspección física en cada lugar de trabajo acordado o fuera del centro dependiendo de la naturaleza de sus actividades
- Informar por escrito y con antelación al patrón de cualquier cambio de domicilio
- Informar riesgos, participar en capacitación de teletrabajo, disponer de áreas físicas seguras, limpias, ordenadas, ventiladas, iluminadas, con buena temperatura y un nivel de ruido adecuado a sus actividades
- El (los) lugar(es) de trabajo de los colaboradores debe ser ACORDADO con el patrón. Pueden ser varios y debe ser notificados
Obligaciones del patrón en la NOM 037
- Prevención de riesgos de trabajo
- Mecanismos de participación en el centro de trabajo a fin de evitar el aislamiento social
- Mecanismos y reglas de contacto y supervisión así como la tecnología necesaria
- La duración del horario de labores o la distribución de los horarios de las jornadas
- Promueva la perspectiva de género y permita conciliar la vida personal, y la disponibilidad
- Asegure el trabajo digno y decente con igualdad de trato
- Indique la importancia de la promoción y vigilancia de la salud del personal
- Mecanismo para informar al patrón los cambios de domicilio y traslados temporales;
- Defina las obligaciones de ambas partes incluyendo artículo 330-B de la LFT
- Mecanismo para aplicar, si es necesario la reversibilidad del teletrabajo
- Informar a los trabajadores los riesgos relacionados a las actividades que desarrollan
Inspección física o a distancia de lugar de trabajo
Para validar las condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo, el patrón debe:
- Realizar una visita al lugar de trabajo donde se realiza el Teletrabajo
- Si no hay visita física, se enviará la lista de verificación al trabajador para que la responsa y se podrá solicitar una revisión a distancia del sitio de trabajo con tecnología.
Documentación del proceso de teletrabajo
Se debe documentar el proceso de implementación de teletrabajo contemplando:
- La manera de mantener y establecer la comunicación
- Establecer los momentos que la persona teletrabajadora asistirá al centro de trabajo
- Indicar la forma en que se supervisará el desarrollo trabajo
- Mecanismo de mantenimiento al equipo y herramientas de trabajo
Accidentes o incapacidades por trabajo remoto
¿Qué pasará en caso de accidente en el lugar de teletrabajo? La ley indica que se debe dar seguimiento a los avisos de accidente de trabajo cuando hayan sufrido un accidente, con motivo o en ejercicio de sus actividades de Teletrabajo… Es muy importante resaltar lo siguiente:
- El lugar de teletrabajo debe ser notificado e inspeccionado.
- El accidente implique actividades enteramente relacionadas al trabajo
Si los 2 puntos anteriores se cumplen se entiende que es válida una incapacidad por riesgo de trabajo. Cabe mencionar que la ley contempla centros de trabajo fijos o temporales, pero esto es muy distinto a trabajar como “nómadas digitales”, ya que en éste escenario de “trabajo donde el empleado quiera”, el patrón no tiene control de todos los elementos necesarios para asegurar la salud física y mental así como las instalaciones y riesgos de los trabajadores.
Herramientas digitales para conciliación y arbitraje
La autoridad reconoció en el DOF que el COVID obligó a las empresas a realizar trabajo a distancia como un mecanismo efectivo para el debido cumplimiento de las actividades laborales privilegiando:
- La prevención de contagios
- La generación de eficiencias y beneficios a empresas y trabajadores
- Disminución de desplazamientos
- Reducción del ausentismo laboral
- Posicionamiento efectivo de las tecnologías de la información
Hacemos énfasis en el último punto. Muchas personas nos han preguntado acerca de la legalidad y validez de las herramientas digitales para la automatización, inspección y seguimiento del teletrabajo. Antes del covid, la junta de conciliación y arbitraje era tajante en tomar como evidencia digital los acuerdos o acciones que tuvieran la FIEL del colaborador o en su defecto como ha sido durante “100 años”…la firma autógrafa en documentos físicos. Aún así, había muchos huecos que le ley no contempla y dejan en descuido al trabajador o al patrón.
La nueva norma de teletrabajo, da soporte al reconocimiento de la autoridad que ya existen herramientas o sistemas digitales que ayudarán a los patrones y a los trabajadores con el cumplimiento de actividades, comunicación digital y el seguimiento de las actividades que respalden el trabajo de las personas.
Es sumamente importante brindar la tecnología (software y hardware) que va a dar respaldo al cumplimiento de la ley al mismo tiempo que como dice la autoridad en el DOF, permiten “La generación de eficiencias y beneficios a empresas y trabajadores con el posicionamiento efectivo de la tecnología”.
Nuestra recomendación es que siempre entregues el equipo de cómputo y dispositivo móvil al colaborador así como el software necesario para respaldo y protección de ambas partes en caso de una aclaración o en el peor de los casos, algún tema que requiera conciliar. De igual forma debes respaldar en el contrato de trabajo lo que entregaste y los ID de dispositivo, # de serie, #de licencias, etc. de cada dispositivos para fines de evidencia.
Control de asistencia para la LFT
Igualmente debes saber que el control de asistencia ya está contemplado en la LFT. Sin embargo, el reloj checador tradicional se va a quedar obsoleto con la NOM 037.
Con el reloj checador tradicional de “cajita de pared”, tienes que extraer la información en un usb o en un archivo, después debes estructurar en un Excel y revisar la información manualmente, por último debes sacar esas incidencias y calcular los montos a agregar o descontar en la prenómina con la clave del SAT que aplique.
FiscoClic People cuenta con un módulo de control de asistencia móvil con GPS, especialmente diseñada para el teletrabajo y misma que ayudará a las empresas con los puntos de la NOM 037 relacionados a:
- La inspección diaria del cumplimiento de la jornada laboral
- Conocer el ausentismo laboral y tener un radar sobre las causa
- Reporte en tiempo real de las horas extras y retardos.
- Ubicaciones del trabajador en tiempo real para espacios físicos o temporales
- Reporte del estado y el periodo de tiempo entre actividades laborales o personales
- Conocer el tiempo de traslado entre ubicaciones relacionadas a la actividad laboral
- Limitar la ubicación en donde será permitido realizar un registro de entrada o salida
- Saber tiempo laboral efectivo así dimensionar el exceso de trabajo como riesgo a la salud
- Toda la interacción puede ser con el móvil del empleado mediante la app o por whatsapp
Si quieres ir un paso mas allá, todo el reporte de actividades de ausencias y horas extras de nuestro módulo asistencia móvil, las podemos integrar a nuestro software de nómina y el calendario de incidencias. Con ésta integración, realizarás tus cálculos en automático generando la pre nómina y se timbrarán tus recibos de forma automática. Nuestra solución cumple al 100% con LFT, LSS y LISR, INFONAVIT, FONACOT
FiscoClic People es la primera super plataforma en la nube que te permite controlar asistencia de forma remota para personal en teletrabajo o trabajadores de campo, gestionar la nómina y recibir de forma automática tus incidencias mediante WhatsApp. Cumplimos la ley al 100%, sin atajos, sin “nóminas por fuera”. Utiliza nuestro sistema de nómina, desde cualquier lugar.
Se recomienda revisar el checklist completo de obligaciones del patrón y el teletrabajador de la NOM 037 así como la lista de validación y cumplimiento en el DOF en éste enlace.
