La póliza contable permite a las empresas llevar el registro contable exacto de sus operaciones. Con esa información pueden tomar mejores decisiones financieras. Aquí te decimos todo sobre las pólizas contables.
Definición de póliza contable
Si te preguntas cuál es la definición de póliza contable, podemos decir que:
Es un documento digital o físico de suma importancia para la operación de la empresa, ya que refleja los movimientos contables que ocurren al interior y al exterior de la organización.
¿Para qué sirve una póliza contable?
En la teoría contable, se utilizan varias pólizas para ejemplificar los registros de la contabilidad. De esta manera se genera un conocimiento alrededor de los asientos contables que básicamente son: activos pasivos y capital. Incluso existen formatos específicos para cada tipo de póliza. Algo que vale la pena mencionar es que la tecnología donde actualmente las empresas llevan los movimientos contables, no la llevan por cada tipo de póliza, la llevan de manera general.
Esta enseñanza cobra importancia al momento de estar en el ámbito laboral, ya que al contar con información real, se puedan conocer todos los registros contables y derivada de esa información, junto con el análisis de los contadores, se incentiva una mejor toma de decisiones para el beneficio de la empresa.
¿Qué tipos de pólizas contables hay?
Existen 3 tipos de pólizas contables:
- Póliza de diario.
Hace los movimientos internos sin que exista una salida o una entrada de dinero como tal. Por ejemplo, movimientos internos entre las cuentas, cierres, traslado de saldos, reclasificaciones. Esta póliza es funcional por ejemplo, si tienes dinero en una cuenta y lo quieres pasar a otra cuenta (de la misma empresa).
- Póliza de egresos.
Contiene toda la información sobre salidas de dinero. Nómina, pago de acreedores, deudas, o cualquier movimiento que signifique una salida de dinero. La póliza contable de nómina la puedes realizar en automático con el sistema de nómina FiscoClic donde puedes descargar tu archivo XML en cuestión de segundos para presentarlo al SAT.
- Póliza de ingresos.
Es un documento donde se reflejan los movimientos contables de entradas de dinero, cobros a clientes, documentos por cobrar, lo que sea que refleje una entrada de dinero a la empresa.
Independientemente del tipo de movimientos que realice tu empresa, todas registran movimientos diarios, así como sus entradas y salidas de dinero.
Aunque no se utilice como tal cada formato en específico, es responsabilidad de cada organización llevar su póliza contable al día, bien ordenada y con toda la información requerida para tener validez ante las instituciones públicas como el SAT.
¿Cuáles son las ventajas de llevar una póliza contable?
- Llevas un registro diario de tus operaciones, por lo cual obtienes información valiosa generada por la misma empresa.
- Tomas decisiones objetivas basadas en la información real.
- Los números no mienten, te dirán la realidad contable de la empresa.
- Te da oportunidad de optimizar recursos.
- Cumples con los requerimientos por ley.
¿Qué dice la ley sobre la póliza contable?
Derivado del artículo 28 fracc. IV del Código Fiscal de la Federación (CFF) que menciona lo que las personas que de acuerdo a las disposiciones fiscales lleven la contabilidad de la empresa deben cumplir con ingresar de manera mensual la información contable, a través de la página web del SAT, se creó la regla 2.8.1.6 que habla sobre el cumplimiento de la disposición de entregar la contabilidad en medios electrónicos de manera manual.
La información presentada debe ir en formato XML.
Personas morales deben enviar su información contable a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior.
Las personas físicas enviarán de forma mensual su información contable a más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior.
Contribuyentes emisores de valores deben enviar la información en archivos mensuales cada trimestre.
¿Qué información debe contener la póliza contable?
La información contenida en las pólizas contables debe ser:
- Información sobre los tipos de póliza.
- Partida con cuenta contable, cubcuenta y auxiliares.
- Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) generados.
- Detalle de cada transacción.
- Impuestos en tasas y cuotas.
- RFC y monto que ampara la póliza.
- En caso de no identificar el folio fiscal, el contribuyente puede relacionar los folios con un reporte auxiliar.
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