Toda empresa con trabajadores debe de ver por el pago de los salarios de estos, junto con los impuestos correspondientes. A este registro contable sobre los sueldos y salarios de los empleados se le conoce como nómina. Al calcularla también se deben tomar en cuenta las prestaciones que la empresa tiene respecto a los trabajadores.
Al abarcar todo lo relacionado con la compensación hacia los empleados, la nómina es un tema bastante complejo ya que no solo involucra la suma de los sueldos y salarios y las prestaciones, sino que también involucra temas legales de tipo laboral, fiscales, administrativos y por supuesto, financieros.
En resumen, la nómina es el documento en el que se registra el salario, las prestaciones y las deducciones de los empleados de una empresa. Un manejo efectivo del área de nómina de una empresa puede ahorrarle muchos problemas a esta, ya que si los pagos se realizan con atraso o el monto de las deducciones no es el correcto es probable que la compañía se haga merecedora de una multa por parte de las autoridades o de una demanda por parte de sus trabajadores.
Es frecuente que las pequeñas empresas o las de reciente creación realicen su nómina en hojas de Excel, pero una vez que el tiempo pasa y el tamaño de la plantilla crece esto es insostenible para la persona que se encarga del tema de nómina. Por lo que surge la necesidad de replantearse la metodología que se sigue para correr la nómina en cada período.
La periodicidad de hacer la nómina dependerá de las condiciones fijadas en el contrato entre la empresa y el trabajador. En México es muy común que la nómina se pague cada quincena, pero los pagos pueden ser semanales, catorcenales o hasta mensuales dependiendo del tipo de personal contratado. Como mencionamos, esta información estará detallada en el contrato.
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¿Cuáles son los requisitos de una nómina?
En esta se debe incluir toda la información relacionada a las condiciones de contratación del trabajador respetando como mínimo las prestaciones que por ley se establecen, para que a partir de ella se haga el cálculo respectivo del salario. A continuación te presentamos los puntos básicos que toda nómina debe incluir para cumplir con este propósito:
- Información del empleado y de la empresa
- Percepción salarial y prestaciones
- Deducciones y retenciones
- Ingresos netos a percibir
¿Cómo se calculan los salarios de los empleados?
La retribución más importante para el empleado es el salario, el cual puede estar compuesto por los siguientes elementos de acuerdo a la Ley Federal de Trabajo (LFT):
- Pago por los días laborados
- Gratificaciones
- Percepciones
- Habitación
- Primas
- Comisiones
- Prestaciones en especie
- Otro tipo de prestaciones
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El artículo 85 de la LFT dice que:
“El salario debe ser remunerador y nunca menor al fijado como el mínimo de acuerdo con las disposiciones de esta Ley. Para fijar el importe del salario se tomarán en cuenta la cantidad y la calidad del trabajo…”
Normalmente, el pago del salario se realiza a través de transferencia o cheque y no en efectivo, esto con el fin de evitar una posible evasión fiscal por parte de la empresa.
¿Cómo se hace una nómina?
Antes de comenzar es necesario contar con toda la información de los empleados agrupada en un solo lugar, esto con la finalidad de que sea más fácil la consulta para hacer los cálculos y saber qué es lo que le corresponde a cada quien. Se recomienda que se tenga una base de datos para este propósito, en la cual se debe de incluir las condiciones de contratación junto con los sueldos, prestaciones, bonos, comisiones, y más. Así como las deducciones adicionales que puede tener el trabajador como pueden ser Créditos INFONAVIT, FONACOT, Pensión alimenticia, etc
Para realizar una nómina es importante identificar los datos de cada trabajador desde su sueldo, periodicidad del pago, fecha de ingreso, prestaciones, faltas y/o incapacidades durante el período.
A partir de allí se comienza a realizar el cálculo de los pagos y de los descuentos. Los primeros son los que podrán darle un mayor ingreso al trabajador, mientras que los segundos podrán tener un impacto negativo en su total.
Se califica a las horas extras, bonos por puntualidad y a la prima vacacional como pagos. Mientras que en descuentos se contabilizan las faltas, incapacidades, las cuotas IMSS y las retenciones del ISR.
Posteriormente se hace la suma del total que hay que pagar y a ese monto se le restan los descuentos. Con esto se conocerá el monto a pagar al empleado.
Una vez que se ha hecho el cálculo se procede a realizar el pago de la nómina a los trabajadores. Como mencionamos anteriormente, este puede ser por transferencia banacaria o cheque. En caso de que se elija la primera opción se le conoce como dispersión de nómina y para hacerlo solo se requiere la clabe bancaria de los trabajadores.
Ya que se ha concluido con la dispersión de nómina se hace el timbrado de los recibos de nómina de los colaboradores. Este consiste en una certificación fiscal digital que debe llevar el recibo de pago de los trabajadores. Es importante que lo incluya porque solo así se podrá corroborar que la Secretaría de Administración Tributaria (SAT) le da validez a dicho recibo.
Anteriormente los recibos de nómina debían incluir la firma autógrafa de los trabajadores, pero con la incursión de los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) este requisito ya no es obligatorio. Eso sí, aunque se trate de un recibo digital, será necesario que la empresa se lo haga llegar al trabajador. La manera más conveniente para hacerlo sería vía correo electrónico.
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