Desde que se publicó la reforma, la pregunta que más recibimos de áreas de recursos humanos no es qué sistema usar, sino qué darle a firmar al personal. La ley obliga a registrar electrónicamente la jornada de cada persona trabajadora y añade una frase que cambia todo: el contenido de ese registro hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora. Lo que no dice es cómo se acuerda ni qué formato darle a firmar al personal: si es un anexo, si hay que renovar contratos, si basta el reglamento o qué pasa con quien no quiera firmar.
En FiscoClic no somos un despacho jurídico. Esta guía ordena lo que dice la norma publicada, señala las zonas grises y propone un machote base para que un abogado laboralista lo revise y lo adapte a tu empresa. Tómalo como punto de partida, no como documento final.
En un minuto: lo esencial
Desde el 1 de enero de 2027 la jornada máxima es de 46 horas y el registro electrónico de la jornada es exigible. El registro hace prueba plena si se acredita que su contenido fue acordado con cada trabajador, y para eso basta un convenio corto como anexo al contrato, sin firmar contratos nuevos, más una política de registro, el aviso de privacidad y un sistema que resista un peritaje.
El sistema por grupo, antes de redactar
Primero supervisores, luego el equipo
Cuando ya vieron sus registros
¿Qué significa que el registro “fue acordado”?
La ley dice que el registro hace prueba plena si su contenido fue acordado con el trabajador. En la práctica son dos cosas: que el trabajador aceptó cómo se registra su jornada y que puede ver y aclarar lo que quedó registrado. Un registro que solo ve Recursos Humanos, o que se puede cambiar sin dejar rastro, difícilmente se tendrá por acordado.
«El contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y empleadora.»
— Artículo 132, fracción XXXIV, último párrafo, Ley Federal del Trabajo (DOF 01-05-2026)
Lo que más ayuda a demostrar el acuerdo: que el trabajador pueda consultar sus registros y que, al cierre de cada periodo, pueda dar su conformidad o hacer observaciones. Si hay juicio, a la empresa le toca probar la jornada (Art. 784), así que la diferencia se nota:
| Escenario | Qué pasa probablemente | Riesgo |
|---|---|---|
| No hay registro electrónico | Se presumen ciertos los hechos de la demanda, salvo prueba en contrario (Arts. 804 y 805), y hay multa (Art. 994 fr. IV Bis) | Alto |
| Hay registro, sin acuerdo documentado | Es prueba documental electrónica (Art. 776 fr. VIII). El trabajador la objeta y el tribunal pondera integridad y periciales | Medio |
| Hay registro con convenio firmado, consulta y aclaraciones | Prueba plena si se acredita el acuerdo y la integridad del registro (Art. 836-D); admite prueba en contrario | Bajo, solo si el sistema supera la pericial de integridad; si no, medio o alto |
¿Qué se firma: un anexo o un contrato nuevo?
Un anexo de una página al contrato que ya tienes. No hay obligación legal de firmar contratos nuevos: el registro lo exige la ley (Art. 132 fr. XXXIV) y la jornada de 46 horas aplica por ley. “Firmar de nuevo todos los contratos” es una práctica de mercado, no un requisito.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Contrato vigente y en orden | Anexo Convenio de registro firmado como anexo |
| Jornada diurna de 6 días de 48 h (cambia en 2027) | Anexo Convenio de ajuste de jornada con la nueva distribución (Art. 58) |
| Alta nueva | Contrato Incluye la cláusula de registro desde el contrato |
| No existe contrato por escrito | Contrato Hazlo: la falta del escrito se imputa al patrón (Arts. 24 y 26), y de paso incluye el registro |
| Cambio real de condiciones (puesto, modalidad, teletrabajo) | Contrato o convenio Documenta el cambio; el teletrabajo exige contrato escrito (Art. 330-B) |
| Hay sindicato | Primero el CCT Negocia la cláusula con el sindicato y después los anexos individuales |
Rehacer todos los contratos, en cambio, tiene costos que casi nadie menciona:
- Reabre todas las condiciones. Un trámite sobre el registro se vuelve una negociación de puesto, salario y prestaciones.
- No puedes obligar a firmar. Si alguien se niega, su contrato anterior sigue valiendo y quedas con dos versiones.
- Puede generar dudas sobre la fecha de ingreso o leerse como desmejora de condiciones (Art. 56), y en juicio la duda favorece al trabajador (Art. 18).
El reglamento interior y, donde haya sindicato, el contrato colectivo sirven de respaldo, pero no sustituyen la firma individual. Ratificar el anexo ante el Centro de Conciliación es opcional: no transige derechos, solo documenta cómo se mide la jornada.
Un sistema, varios canales: no te amarres a un aparato ni a un proveedor
Redacta el convenio pactando un sistema de registro y sus canales de acceso, no un aparato ni una marca. Así puedes pasar de la app a una tableta en una sucursal, agregar WhatsApp o cambiar de proveedor con un aviso por escrito y un acuse del trabajador, sin firmar un convenio nuevo con todo el personal. Solo conviene firmar de nuevo si el cambio hace obligatoria la biometría o agrega ubicación que antes no existía.
El error más común es escribir “el trabajador registrará su asistencia en el reloj de la entrada” o poner el nombre del software. El día que cambias de equipo o de proveedor, ese convenio ya no describe la realidad. Tampoco funciona usar “web” como palabra general: WhatsApp, una tableta o un lector biométrico no son “web”, y el abogado contrario puede alegar que ese canal nunca se pactó.
| Capa | Qué es | Ejemplo | Cómo se cambia |
|---|---|---|---|
| Sistema de registro | Donde vive el dato, con la hora que asigna el sistema | Tu proveedor de software | Aviso por escrito con acuse, migración del historial y las mismas garantías |
| Canal de acceso | Por dónde se envía cada registro | App, WhatsApp, navegador, tableta en sucursal, lector | Aviso por escrito, con al menos un canal sin costo y sin biometría |
| Identificación | Cómo se verifica que es la persona | PIN, teléfono registrado, foto; biometría opcional | Volver obligatoria la biometría exige nuevo acuerdo |
GPS y biometría: qué se puede pactar en campo, ruta y home office
La ley no exige GPS ni biometría, pero tampoco los prohíbe. La ubicación en el momento de la entrada y la salida es proporcional para quien trabaja fuera del centro de trabajo. El seguimiento durante la jornada conviene reservarlo a puestos de campo o ruta cuya función lo justifique por escrito, nunca fuera de la jornada. La biometría es opcional y lo prudente es tratarla como dato sensible, con consentimiento expreso y por escrito.
| Modalidad | Ubicación recomendada | Lugar de referencia |
|---|---|---|
| Presencial en sucursal | Ninguna en tableta fija; al checar si registra por celular | La sucursal |
| Campo o ruta | Al checar siempre; durante la jornada solo si el puesto lo justifica | Zona, ruta o clientes asignados |
| Teletrabajo (Art. 330-A) | Solo al checar; seguimiento continuo no recomendado | Domicilio pactado en el contrato de teletrabajo |
| Híbrido | Al checar, según el día | Sucursal o domicilio pactado |
Cuatro reglas hacen defendible la ubicación: justificación por puesto y no por persona; nunca fuera de la jornada, ni en descansos, vacaciones o incapacidades; transparencia, para que el trabajador sepa cuándo está activa; y un registro fuera de la geocerca no anula el tiempo trabajado: si el sistema no admite la checada, debe conservar el intento con su hora y tratarlo como aclaración, y el tiempo trabajado se paga.
Sobre la biometría: no es necesaria para registrar la jornada. Si tu empresa decide usarla, decide también a qué persona o grupo se la pide, y quien no la acepte registra por un canal sin biometría. Profundizamos en biométrico vs. registro electrónico.
El convenio: una página que firma cada trabajador
Basta un convenio corto, en lenguaje claro, como anexo del contrato. Dice cómo se registra la jornada, cómo la consulta y aclara el trabajador, que nada se borra, cómo se pide y se paga el tiempo extra y que no hay renuncia de derechos. El detalle operativo va en la política de registro, que se entrega con acuse.
CONVENIO DE REGISTRO ELECTRÓNICO DE JORNADA, ANEXO AL CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
[RAZÓN SOCIAL] (“la empresa”) y [NOMBRE COMPLETO], número de empleado [NÚMERO] (“la persona trabajadora”), acuerdan lo siguiente, con fundamento en el artículo 132, fracción XXXIV, de la Ley Federal del Trabajo:
1. Registro. La jornada de la persona trabajadora se registra electrónicamente en el sistema [NOMBRE DEL SISTEMA] por los canales que tenga habilitados: ☐ aplicación móvil ☐ WhatsApp ☐ navegador ☐ tableta o kiosko ☐ lector biométrico ☐ correo electrónico. La fecha y la hora las asigna el sistema.
2. Consulta y aclaración. La persona trabajadora puede consultar sus registros por [aplicación o liga personal / reporte por correo electrónico / reporte impreso de cada periodo] y pedir copia. Si algún registro no es correcto, puede pedir su aclaración por escrito o por los medios habilitados dentro de [NÚMERO] días hábiles. Ambas partes acuerdan que el contenido del registro es el que genera el sistema en estos términos; un registro no aclarado se tiene por conocido, salvo prueba en contrario.
3. Correcciones. Ningún registro se borra. Cada corrección queda como un movimiento adicional, con fecha, responsable y motivo.
4. Horario y tiempo extra. El sistema cuenta la jornada hasta el horario y los límites configurados. El tiempo extra se registra cuando la empresa lo requiere o cuando la persona trabajadora lo solicita y se aprueba, y se paga conforme a la ley.
5. Reglas y datos. La persona trabajadora recibe en este acto la política de registro de jornada y el aviso de privacidad, que detallan canales, cambios de sistema, registros sin conexión, ubicación y conservación. El uso de datos biométricos es opcional y requiere consentimiento por separado.
6. Derechos a salvo. Este convenio no cambia el salario, las prestaciones ni la antigüedad, y no implica renuncia a ningún derecho, incluido el de reclamar el tiempo trabajado.
Firmado en [CIUDAD], el [FECHA]. La persona trabajadora recibe un ejemplar. Por la empresa: [NOMBRE, CARGO Y FIRMA] · La persona trabajadora: [NOMBRE Y FIRMA]
Se firma en dos ejemplares o con firma electrónica y se archiva con el contrato. Si es electrónica, conserva la constancia de firma (de preferencia NOM-151).
El convenio no describe tecnología: lo mismo sirve para una plataforma, un lector biométrico sencillo, un correo electrónico o WhatsApp, siempre que no se borren registros, el trabajador pueda conocerlos y aclararlos, y se pague el tiempo extra requerido o aprobado. El correo funciona así: la persona escribe al entrar y al salir a un buzón exclusivo de la empresa, la hora es la que asigna el servidor de correo y nadie borra esos mensajes. Es el medio más débil ante un perito, porque el concentrado en Excel se puede alterar; que baste es opinable. Con WhatsApp pasa algo parecido: muchas empresas usan un grupo o un número compartido donde cada persona avisa cuando entra y cuando sale. Es electrónico y cada mensaje lleva su hora, pero los mensajes se pueden borrar o editar, la exportación del chat es un texto que se puede modificar, todo el grupo ve quién entra y quién sale (un tema de datos personales) y las horas se calculan a mano. Un WhatsApp conectado a un sistema, como el de FiscoClic, conserva la facilidad: cada persona escribe a un número privado, la hora la pone el servidor y las horas se calculan solas. El detalle técnico (registros sin conexión, bitácoras, plazos) va en la política de registro, que se entrega con acuse y se puede actualizar sin volver a firmar.
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CONVENIO DE ACUERDO SOBRE EL REGISTRO ELECTRÓNICO DE LA JORNADA LABORAL, ANEXO AL CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
Que celebran, por una parte, [RAZÓN SOCIAL], con RFC [RFC], representada por [NOMBRE Y CARGO] (“la persona empleadora”), y por la otra, [NOMBRE COMPLETO], con CURP [CURP], número de empleado [NÚMERO], que ocupa el puesto de [PUESTO] (“la persona trabajadora”), al tenor de las siguientes declaraciones y cláusulas.
DECLARACIONES
I. Las partes tienen celebrado un contrato individual de trabajo con fecha [FECHA DE INGRESO], que sigue vigente en todos sus términos.
II. El artículo 132, fracción XXXIV, de la Ley Federal del Trabajo obliga a la persona empleadora a registrar de manera electrónica la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo su horario de inicio y finalización, y dispone que el contenido de dicho registro hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre ambas partes.
III. Es voluntad de las partes dejar constancia de ese acuerdo, sin modificar otras condiciones de trabajo, salvo el ajuste de jornada de la cláusula segunda que ordena la ley.
CLÁUSULAS
PRIMERA. Objeto. Las partes acuerdan el sistema, el procedimiento y las reglas del registro electrónico de la jornada de la persona trabajadora, en términos del artículo 132, fracción XXXIV, de la Ley Federal del Trabajo.
SEGUNDA. Jornada y distribución. La jornada y su distribución son las pactadas en el contrato individual de trabajo. A partir del 1 de enero de 2027, conforme al transitorio segundo del decreto publicado el 1 de mayo de 2026, la jornada ordinaria de la persona trabajadora será de [NÚMERO, máximo 46] horas semanales, distribuidas así: [DÍAS Y HORARIO, sin exceder la jornada diaria del artículo 61: 8 horas diurna, 7 nocturna, 7.5 mixta], con descanso semanal [DÍA(S) / conforme al esquema rotativo anexo], sin disminución de salario ni prestaciones (transitorio séptimo). En jornada continua se concederá un descanso de [DURACIÓN, mínimo media hora] (artículo 63), que [queda incluido / no queda incluido] en la jornada señalada; cuando la persona trabajadora no pueda salir del lugar donde presta sus servicios durante ese descanso, el tiempo se computará como jornada efectiva (artículo 64). En jornada discontinua, la interrupción será de [HORARIO] y la persona trabajadora podrá salir del centro de trabajo. Las reducciones de 2028 (44 horas), 2029 (42 horas) y 2030 (40 horas) aplican por ministerio de ley; las partes solo acordarán por escrito la nueva distribución, sin disminución de salario ni prestaciones.
TERCERA. Sistema de registro y canales de acceso. Se entiende por sistema de registro la plataforma electrónica donde se almacenan todos los registros de jornada, con la fecha y hora que asigna el propio sistema; a la firma de este convenio es [NOMBRE DEL SISTEMA O PROVEEDOR], dato que se indica como referencia y puede cambiar conforme a la cláusula décima. Se entiende por canales de acceso los medios por los que la persona trabajadora envía su registro al sistema; a la firma tiene habilitados: ☐ aplicación móvil ☐ WhatsApp ☐ navegador en equipo de cómputo ☐ tableta o kiosko en el centro de trabajo ☐ lector biométrico ☐ correo electrónico ☐ otro: [CUÁL]. La persona trabajadora registrará el inicio y fin de su jornada, así como [sus pausas para comida / sus salidas y regresos], por cualquiera de los canales habilitados. Todo registro, sin importar el canal, forma parte del mismo registro de jornada y tiene el mismo valor. La persona empleadora podrá habilitar, sustituir o retirar canales con aviso por escrito de al menos [NÚMERO] días naturales, del que la persona trabajadora firmará acuse autógrafo o electrónico, siempre que conserve al menos un canal disponible, sin costo para ella y que no requiera datos biométricos.
CUARTA. Identificación y hora. Cada registro guarda la fecha y hora que asigna el sistema, el canal utilizado y la identidad de la persona trabajadora, verificada mediante [PIN o contraseña / teléfono registrado / fotografía / otro]. Si algún canal permite registrar sin conexión, esos registros se identifican como tales y la persona trabajadora puede aclararlos conforme a la cláusula sexta. El uso de datos biométricos es opcional para la persona trabajadora y solo procede con el consentimiento expreso que firma por separado.
QUINTA. Modalidad de trabajo y ubicación. La persona trabajadora presta sus servicios en la modalidad: ☐ presencial en [CENTRO DE TRABAJO] ☐ campo o ruta en [ZONA O RUTA] ☐ teletrabajo en el domicilio pactado ☐ híbrida. a) Cuando el canal la capture, la ubicación se registrará únicamente en el momento de cada registro; un registro fuera del lugar de referencia no anula el tiempo trabajado: se marca o, si el sistema no lo admite, se conserva el intento con su hora y motivo; en ambos casos se trata como aclaración conforme a la cláusula sexta y el tiempo trabajado se paga. En campo o ruta, el tiempo de traslado entre lugares de trabajo durante la jornada es tiempo de trabajo (artículo 58); el trayecto del domicilio al primer lugar de trabajo no se regula en este convenio. b) Seguimiento durante la jornada: ☐ No aplica ☐ Aplica por la siguiente justificación del puesto: [FUNCIÓN]; en ese caso solo entre la entrada y la salida, suspendido en comida y descansos, con conocimiento de la persona trabajadora y en los términos del aviso de privacidad. Si la persona trabajadora lo objeta, las partes revisarán una medida alternativa. c) En ningún caso se recabará ubicación fuera de la jornada, ni en días de descanso, vacaciones o incapacidad. En teletrabajo, este convenio complementa el contrato de teletrabajo (artículo 330-B), respeta el derecho a la desconexión (artículo 330-E fracción VI) y no habrá seguimiento durante la jornada en el domicilio, salvo que la naturaleza de la función lo requiera y se pacte por escrito conforme al artículo 330-I de la ley.
SEXTA. Disponibilidad, consulta y aclaraciones. La persona empleadora pondrá a disposición de la persona trabajadora, sin costo, el contenido de sus registros a través de [MEDIO DE CONSULTA: aplicación o liga personal / reporte por correo electrónico / reporte impreso de cada periodo / otro], y le entregará copia cuando la solicite. Si no está de acuerdo con algún registro, podrá solicitar su aclaración por escrito o por los medios que la persona empleadora habilite para ese fin, dentro de los [NÚMERO] días hábiles siguientes a [la fecha del registro / el pago del periodo]. Las partes acuerdan que el contenido del registro es el que genera el sistema conforme a las cláusulas tercera, cuarta y séptima, que la persona trabajadora puede conocerlo y aclararlo conforme a esta cláusula, y en esos términos manifiestan su acuerdo sobre el contenido del registro para efectos del artículo 132, fracción XXXIV, de la ley. El plazo de aclaración es un procedimiento interno: no sustituye ni reduce los plazos de prescripción de la ley, y un registro no aclarado se tendrá como conocido por ambas partes, sin perjuicio de prueba en contrario. ☐ Al cierre de cada periodo de pago, la persona trabajadora podrá manifestar su conformidad con el resumen de sus registros o formular observaciones; la conformidad se refiere solo a la exactitud de los registros mostrados y no implica renuncia al pago de tiempo alguno. Nada de lo anterior implica renuncia de derechos ni extingue acción alguna de la persona trabajadora.
SÉPTIMA. Correcciones. Ningún registro se borrará ni se sustituirá. Cuando proceda una corrección, se hará como un movimiento adicional que conserva el registro original, con la fecha, la persona que la realizó y el motivo. La persona trabajadora podrá consultar las correcciones y solicitar su aclaración conforme a la cláusula sexta.
OCTAVA. Tiempo extraordinario y descansos. El tiempo extraordinario solo se laborará cuando la persona empleadora lo requiera por circunstancias extraordinarias, dentro de los límites de los artículos 66 y 68 de la ley y del transitorio cuarto del decreto publicado el 1 de mayo de 2026. En 2027: hasta 9 horas a la semana pagadas con 100% más, en no más de 4 horas diarias ni más de 4 días; el excedente, hasta 4 horas a la semana, pagado con 200% más; y nunca más de 12 horas diarias entre jornada ordinaria y extraordinaria. En años posteriores aplicarán los topes que fije el mismo transitorio. Es tiempo de trabajo aquel en que la persona trabajadora está a disposición de la persona empleadora (artículo 58). El sistema cuenta la jornada hasta el horario y los límites configurados [y no admite registros fuera de ellos / y marca los registros fuera de ellos]. El tiempo adicional se registra como incidencia, requerida por la persona empleadora o solicitada por la persona trabajadora conforme a la cláusula sexta, y una vez aprobado se paga conforme a la ley. El trabajo en día de descanso se paga conforme al artículo 73 y el trabajo en domingo genera la prima del artículo 71. Las personas menores de dieciocho años no laborarán tiempo extraordinario, domingos ni días de descanso obligatorio (artículo 178).
NOVENA. Conservación y entrega. La persona empleadora conservará los registros al menos durante la relación de trabajo y [NÚMERO] año(s) después de su terminación, y entregará copia a la persona trabajadora cuando lo solicite, así como a la autoridad cuando se le requiera. Por el mismo plazo conservará las correcciones de la cláusula séptima.
DÉCIMA. Cambio de sistema. La persona empleadora podrá sustituir el sistema o a su proveedor sin celebrar un nuevo convenio, siempre que mantenga lo previsto en las cláusulas tercera a novena, cuyas garantías no podrán reducirse; notifique por escrito, con al menos [NÚMERO] días naturales de anticipación, las características del nuevo sistema; recabe acuse autógrafo o electrónico de la persona trabajadora, quien podrá formular observaciones dentro de los [NÚMERO] días hábiles siguientes; y conserve íntegros los registros anteriores y sus correcciones. Se requerirá nuevo acuerdo por escrito si el cambio hace obligatorio el uso de datos biométricos, agrega captura de ubicación que antes no existía o reduce las posibilidades de consulta y aclaración de la persona trabajadora.
UNDÉCIMA. Datos personales. El tratamiento de los datos se rige por el aviso de privacidad que la persona trabajadora declara haber recibido y, en su caso, por el consentimiento expreso que firma por separado para datos biométricos.
DUODÉCIMA. Derechos a salvo. Salvo el ajuste de jornada de la cláusula segunda que ordena la ley, este convenio no modifica el salario, las prestaciones, la antigüedad ni ninguna otra condición del contrato individual de trabajo, ni implica renuncia de derecho alguno, incluido el de reclamar el pago de cualquier tiempo efectivamente laborado. Donde exista contrato colectivo, este convenio se ajusta a lo pactado con el sindicato titular. Para personas menores de dieciocho años se usará un anexo específico conforme a los artículos 174 a 180 de la ley.
Leído por las partes y enteradas de su contenido y alcance, lo firman por duplicado en [CIUDAD], el [FECHA], y la persona trabajadora recibe en este acto un ejemplar.
Por la persona empleadora: [NOMBRE, CARGO Y FIRMA] · La persona trabajadora: [NOMBRE Y FIRMA] · Testigos: [NOMBRES Y FIRMAS]
Lo que cambia en 2027: 46 horas y horas extra
El 1 de enero de 2027 la jornada máxima baja a 46 horas sin bajar sueldos, y el tope de extras al doble sigue en 9 horas por semana. A la mayoría solo le cambia el horario si hoy trabaja seis días de 8 horas.
| Tipo de jornada | Límite diario (Art. 61) | Máximo semanal | ¿Cambia en 2027? | Primer año en que cambia |
|---|---|---|---|---|
| Diurna, 6 días de 8 h | 8 h | 48 h | Sí, 2 h menos | 2027 |
| Diurna, 5 días de 8 h | 8 h | 40 h | No | Ya está en 40 |
| Diurna, 5 días de 9 h o más | 8 h | 45 a 48 h | Revisar | Los días de más de 8 h ya rebasan el Art. 61 desde el 1 may 2026, salvo que el nuevo Art. 58 lo permita (opinable) |
| Mixta | 7.5 h | 45 h | No | 2028 (44 h) |
| Nocturna | 7 h | 42 h | No | 2030 (40 h) |
Dos formas comunes de llegar a 46 horas en jornada diurna de seis días, sin pasar de 8 horas diarias: cinco días de 8 horas y uno de 6, o seis días de 7 horas 40 minutos. Repartir 46 horas en cinco días (9 h 12 min diarias) excede el Art. 61; antes lo permitía el segundo párrafo del Art. 59 para dar el sábado libre, pero la reforma lo eliminó, y si el nuevo párrafo del Art. 58 alcanza para eso es opinable.
| Concepto | Límite 2027 | Pago |
|---|---|---|
| Extras al doble | Hasta 9 h por semana, máximo 4 h diarias y 4 días | 100% más del valor de la hora |
| Extras al triple | Lo que exceda las 9 h, hasta 4 h por semana | 200% más del valor de la hora |
| Ordinaria + extra | Máximo 12 h en un día | — |
| Menores de 18 años | Prohibidas | — |
El valor de la hora sube 4.35%, porque el salario no puede bajar (transitorio séptimo) y se divide entre menos horas. Con un salario diario de $500 en jornada diurna de seis días:
| Concepto | 2026 (8 h diarias) | 2027 (7 h 40 min diarias) |
|---|---|---|
| Valor de la hora ordinaria | $62.50 | $65.22 |
| Hora extra al doble | $125.00 | $130.43 |
| Hora extra al triple | $187.50 | $195.65 |
| 9 horas dobles en la semana | $1,125.00 | $1,173.91 |
Cálculo: salario de los seis días trabajados entre las horas de la semana ($3,000 ÷ 46 h = $65.22). Otros métodos, como incluir el séptimo día o dividir por las horas de cada día, dan cifras distintas; el método es opinable y conviene definirlo con tu contador.
Para lo que sigue después de 2027, la jornada baja a 44 horas en 2028, 42 en 2029 y 40 en 2030, y el tope de extras al doble sube a 10, 11 y 12 horas. Puedes simular tu caso con la calculadora de horas extras.
¿Y si un trabajador no quiere firmar?
Si un trabajador no firma, la empresa tiene que registrar su jornada de todos modos, porque la obligación es del patrón. Conviene levantar una constancia neutral de la negativa ante dos testigos, ofrecer un canal alterno sin biometría y reintentar. No se debe condicionar el empleo a la firma ni despedir por ello: negarse a firmar el convenio no es causal de rescisión (Art. 47). Distinto es negarse a registrar la jornada, que sí es una instrucción de trabajo (Art. 134 fr. III).
La negativa tiene un costo para la empresa, no para el trabajador: su registro seguirá siendo prueba, pero sin la fuerza de la prueba plena. Por eso conviene entender el motivo. En la práctica, casi todas las negativas vienen de tres miedos: la huella o el rostro, el GPS en el celular personal y la sospecha de que el convenio “quita” horas extra. Un convenio que deja la biometría como opcional, limita la ubicación a la jornada y dice cómo se solicita y se paga el tiempo extra, resuelve la mayoría.
La constancia de negativa debe incluir, como mínimo:
- Fecha, hora y lugar en que se presentó el convenio y se entregó copia.
- Que se explicó su contenido y se ofreció un canal alterno sin biometría.
- El motivo, si la persona lo expresó.
- Que conserva todas sus condiciones de trabajo y que su jornada se seguirá registrando.
- Firma de quien la levanta y de dos testigos, con copia para la persona trabajadora. Redáctala en tono neutral, sin calificar la negativa como falta: es una admisión de que no hubo acuerdo y, si suena a presión, se usará en tu contra.
| Situación | Riesgo | Manejo sugerido |
|---|---|---|
| No quiere dar huella o rostro | Tratar biometría sin consentimiento escrito | Canal sin biometría (PIN, QR, WhatsApp, navegador), pactado en el convenio |
| GPS en su celular personal | Que se lea como vigilancia desproporcionada | Ubicación solo al registrar; seguimiento solo en puestos cuya función lo justifique y nunca fuera de la jornada; preferir equipo de la empresa |
| No tiene smartphone o datos | No puede registrar | La empresa provee el medio (kiosko, tableta, equipo); su costo no se traslada al trabajador |
| Home office | Supervisión que invade la intimidad (Art. 330-I) | Registro por app o navegador, sin cámara obligatoria; respetar la desconexión (Art. 330-E fr. VI) |
| Olvidos y correcciones | Si se corrige sin rastro, el registro pierde valor | Correcciones como movimiento adicional, con fecha y responsable |
Si en tu empresa hay sindicato, negocia antes una cláusula en el contrato colectivo. Pedir firmas individuales sin pasar por el sindicato puede leerse como un cambio unilateral de condiciones y abrir un conflicto colectivo.
Aviso de privacidad: la responsabilidad es del patrón
El aviso de privacidad del registro de jornada es obligación de la empresa empleadora, que es la responsable de los datos de su personal. El proveedor del software solo los trata por cuenta de la empresa. Que el sistema ofrezca o no un aviso no libera al patrón de tenerlo actualizado con los datos, finalidades y plazos del registro.
Conforme al Art. 15 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, el aviso debe incluir al menos:
- Identidad y domicilio de la empresa responsable.
- Datos que se tratan: horas de entrada y salida, canal, fotografía y ubicación son datos personales ordinarios; la biometría, en su caso, conviene identificarla como sensible.
- Finalidades, separando las necesarias para la relación de trabajo (cumplir el Art. 132 fr. XXXIV, calcular nómina, atender inspecciones y juicios) de las que requieren consentimiento (biometría). Si hay seguimiento de ubicación en ruta, descríbelo como finalidad ligada a la función del puesto, con sus límites.
- Cómo limitar el uso de los datos y revocar el consentimiento, con un canal alterno para quien lo revoque.
- Cómo ejercer los derechos ARCO: acceso, rectificación, cancelación y oposición.
- Cómo se avisan los cambios al aviso.
- Transferencias: a quién se comunican los datos (Art. 35) y cuáles no requieren consentimiento, como las previstas en ley para autoridades laborales, IMSS o SAT (Art. 36).
Agrega también quién aloja los datos (el proveedor, como encargado) y el plazo de conservación. Y aclara que los registros de jornada no pueden cancelarse mientras exista la obligación legal de conservarlos. La autoridad en protección de datos de particulares es hoy la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (Art. 2 fr. XV).
Errores que le quitan valor al registro
Un convenio firmado pierde fuerza si el sistema no hace lo que el convenio dice, si los registros se borran o se sustituyen, si el control de horario no tiene una vía para solicitar el tiempo adicional, si una cláusula suena a renuncia de horas extra o si no se paga el tiempo extra que se pidió.
Qué pasa si el trabajador niega el registro
La ley no exige una tecnología en particular, pero la prueba plena sí exige certeza: si el trabajador desconoce sus registros, un perito revisa si la información está “íntegra e inalterada, tal y como fue generada desde el primer momento” (Art. 836-D fr. I). Si no puede afirmarlo, el juez valora en conciencia y, en caso de duda, a favor del trabajador (Arts. 18 y 841).
En la práctica, el perito no se conforma con un Excel o un CSV, porque se pueden modificar: son una copia, no la prueba. Revisa la fuente, es decir, el equipo o el sistema donde se generó el registro, en sitio o en una sesión remota con quien lo administra. Por eso, sea un biométrico sencillo o una plataforma, lo que importa es lo mismo:
- Conserva la fuente funcionando y con su historial: el equipo, su memoria y su software, o el acceso al sistema. Si cambias de equipo o de proveedor, no tires el anterior hasta respaldarlo.
- Que se pueda mostrar quién puede cambiar un registro y que las correcciones no borran el original.
- Que lo registrado cuadre con lo pagado: checadas, incidencias de tiempo adicional y recibos de nómina del periodo.
- Que alguien sepa abrirlo frente al perito, en tu empresa o con tu proveedor.
El convenio no convierte un mal registro en prueba plena. Solo le da fuerza a un registro que ya dice la verdad.
— FiscoClic People
Los documentos que necesitas y cuándo usar cada uno
Para el registro electrónico de jornada no necesitas un contrato largo, sino un paquete de documentos cortos: un convenio de una página que firma todo el personal, una política de registro que se entrega con acuse, el aviso de privacidad, y anexos solo para quien aplican (biometría, seguimiento en ruta y ajuste de jornada 2027).
El principio de realidad manda en el juicio laboral: el juez debe atender a la realidad sobre los elementos formales que la contradigan (Art. 685). Un convenio más largo no te protege más; lo que te protege es que el registro, la nómina y lo que dicen tus supervisores coincidan. Por eso conviene que lo que firma el trabajador sea corto y entendible, y que el detalle viva en documentos que se entregan con acuse.
| Documento | Para qué sirve | Quién | Cuándo | ¿Se firma? |
|---|---|---|---|---|
| Convenio corto de registro (anexo al contrato) | Acredita que el contenido del registro fue acordado (Art. 132 fr. XXXIV) | Todo el personal | Antes del 1 de enero de 2027; altas, desde su ingreso | Sí |
| Política de registro de jornada | El detalle: canales, cambios de sistema, registros sin conexión, correcciones, conservación, ubicación | Todo el personal | Junto con el convenio y cada vez que cambie | Acuse |
| Aviso de privacidad | Informar qué datos se tratan y para qué (Art. 15 LFPDPPP) | Todo el personal | Antes de recabar datos | Acuse |
| Consentimiento de biometría | Autorizar huella o rostro como dato sensible (Art. 8 LFPDPPP) | Solo a quien la empresa se la pida | Antes de enrolar | Sí |
| Anexo de seguimiento en ruta | Justificar la ubicación durante la jornada por la función del puesto | Solo campo, ruta o logística | Antes de activar el seguimiento | Sí |
| Convenio de ajuste de jornada 2027 | Acordar la nueva distribución de 46 horas (Art. 58) | Solo quien hoy rebasa 46 h o días de más de 8 h | Antes del 1 de enero de 2027, y en cada reducción anual | Sí |
| Constancia de negativa | Documentar, en tono neutral, que se ofreció el convenio | Solo quien no firme | Al presentarse la negativa | Testigos |
| Aviso de cambio de sistema o canal | Mantener el acuerdo vigente cuando cambias de proveedor o de canal | Personal afectado | Antes del cambio | Acuse |
| Reglamento interior o CCT | Respaldo colectivo de entrada, salida y comidas (Art. 423) | Toda la empresa | Cuando se actualice | Depósito |
Qué lleva la política de registro de jornada
- Sistema y canales disponibles por centro de trabajo, y cómo se avisan los cambios.
- Registros sin conexión: cómo se asigna la hora y en qué plazo deben llegar.
- Correcciones y aclaraciones: quién puede corregir, cómo se pide una aclaración y en cuánto tiempo se responde.
- Horario y tiempo extra: hasta dónde cuenta el sistema, cómo se requiere o se solicita el tiempo adicional, quién lo aprueba y en qué plazo.
- Comida y descansos: duración y si se puede salir del centro de trabajo (Arts. 63 y 64).
- Ubicación por modalidad: presencial, campo, teletrabajo e híbrido, con sus límites.
- Conservación de registros y bitácoras, y cómo se entregan a la autoridad.
- Cambio de sistema o proveedor: aviso, acuse y migración del historial.
La prueba plena no te la da un sistema: recomendaciones
Ningún software hace por sí solo que el registro de jornada haga prueba plena. La prueba plena depende de que el contenido se acredite como acordado y de que el registro resista un peritaje de integridad, y eso exige acciones de la empresa: firmar y entregar los documentos, configurar el sistema igual que lo que se firmó, cuidar lo que los supervisores piden por WhatsApp o correo, pagar el tiempo extra requerido o aprobado y contestar a tiempo cualquier demanda.
En un juicio laboral, el juez puede ordenar de oficio peritajes y requerir documentos (Art. 782), la carga de probar la jornada es del patrón (Art. 784), en caso de duda resuelve a favor del trabajador (Art. 18) y atiende a la realidad sobre lo que digan los papeles (Art. 685). Un correo o un WhatsApp del supervisor pidiendo que alguien se quede es prueba admisible (Art. 776 fr. VIII) y puede pesar más que el convenio. Estas son las recomendaciones que dependen de tu empresa, no de tu software:
| Momento | Qué hacer | Por qué |
|---|---|---|
| Antes de firmar | Configura primero el sistema por grupo y después llena el convenio con esa configuración | Si el papel y el sistema no coinciden, la diferencia se usa en tu contra |
| Antes de firmar | Si hay sindicato, negocia antes la cláusula del contrato colectivo | Evita que se lea como cambio unilateral de condiciones |
| Al firmar | Entrega un ejemplar del convenio, la política y el aviso de privacidad, y guarda el acuse | Un acuerdo que el trabajador no recibió difícilmente se acredita |
| Cada día | Capacita a supervisores: nada de pedir trabajo fuera de horario por WhatsApp o correo sin que quede registrado | Principio de realidad: el chat puede desmentir el registro (Art. 685) |
| Cada periodo | Resuelve las solicitudes de tiempo adicional y paga el tiempo extra requerido o aprobado | La prueba plena también vale a favor del trabajador |
| Cada periodo | Responde por escrito y a tiempo cada aclaración, y corrige con motivo | Una aclaración ignorada es evidencia en tu contra |
| Cada cambio | Avisa con acuse cualquier cambio de canal, sistema o configuración | Mantiene vigente el acuerdo sobre el contenido |
| Si te despides de alguien | Entrega aviso escrito de la causa (Art. 47) | Sin aviso se presume injustificado; el registro no lo salva |
| Si llega una demanda | Contesta dentro de los 15 días (Art. 873-A) y asegura la fuente del registro (equipo o sistema) y los recibos del periodo | Si no contestas, se tienen por admitidas las peticiones del trabajador |
| Cada año | Acuerda la nueva distribución con cada reducción y revisa el convenio cuando la STPS publique sus disposiciones | La jornada baja por ley; la distribución se acuerda (Art. 58) |
Hoja de ruta: cómo empezar y cómo comunicarlo antes del 1 de enero de 2027
Una ruta sin fricción de unas 12 semanas: diagnosticar por grupo y configurar el sistema (semanas 1 a 4); comunicar primero a supervisores y luego al personal (semanas 5 y 6); operar dos semanas en paralelo para que cada persona vea sus registros (semanas 7 y 8); firmar los convenios (semanas 9 y 10) y cerrar con la nómina ajustada antes del arranque.
Muchos patrones están detenidos en la misma pregunta: “¿cómo se lo planteo a mi gente sin que piense que la vamos a vigilar?”. La respuesta corta: no es un favor ni una sospecha, es una obligación de la empresa que además le conviene al trabajador. La jornada baja sin bajar el sueldo, y su jornada queda registrada y el tiempo extra que se le pide o se le aprueba se paga. Si lo comunicas así y en el orden correcto, la firma deja de ser el problema.
Inventario por grupo: sucursal, campo o ruta, home office y turnos. Detecta quién hoy rebasa 46 horas o tiene días de más de 8 horas, quién no tiene celular y qué contratos faltan o están desactualizados.
Responsable: RH y direcciónConfigura canales, ubicación, comida y forma de autorizar extras por grupo. Prepara convenio corto, política, aviso de privacidad y anexos. Revisión con tu abogado. Si hay sindicato, inicia la plática.
Responsable: RH, proveedor y abogadoExplícales qué cambia, cómo se corrige un registro y la regla de oro: no pedir trabajo fuera de horario por WhatsApp o correo sin que quede registrado.
Responsable: Dirección y RHReuniones cortas por grupo, en persona. Entrega la política y el aviso de privacidad con acuse. Abre un canal para dudas.
Responsable: Supervisor de cada equipo, con RHTodos registran sin consecuencias disciplinarias. Cada persona consulta sus registros y pide aclaraciones. Ajusta la configuración con lo que salga.
Responsable: Todo el personalConvenio corto con todo el personal, después de que ya vieron sus registros. Consentimiento de biometría y anexo de ruta solo a quien aplica. Convenio de ajuste de jornada 2027 donde cambia. Constancias neutrales si alguien no firma. Da al menos tres días para leer antes de firmar.
Responsable: RHNómina recalculada para 46 horas y el nuevo valor de la hora. Archiva convenios, acuses y configuración. Deja al menos dos semanas entre las firmas y el arranque, y evita que coincidan con cierres de nómina, aguinaldos o vacaciones.
Responsable: RH y nóminaRegistro obligatorio y jornada de 46 horas. Revisa el convenio en cuanto la STPS publique sus disposiciones.
Responsable: Toda la empresaResuelve solicitudes de tiempo adicional y aclaraciones, y paga el tiempo extra aprobado.
Responsable: RH y supervisores¿Por qué firmar al final y no al principio? Porque cuando la persona ya usó el sistema unas semanas, vio sus horas y le resolvieron una aclaración, el convenio deja de ser un papel desconocido: describe algo que ya conoce. Eso baja la fricción y, de paso, fortalece la idea de que el contenido fue acordado.
Cómo comunicarlo al personal
Un guion de dos minutos para la reunión con cada equipo:
«A partir del 1 de enero de 2027, la ley obliga a todas las empresas a registrar de forma electrónica la hora de entrada y salida de cada persona. Al mismo tiempo, la jornada máxima baja de 48 a 46 horas, sin que baje el sueldo de nadie. Vamos a usar [SISTEMA], y podrás registrar desde [CANALES]. Lo importante para ti: tu jornada va a quedar registrada; si te piden quedarte o necesitas más tiempo, lo solicitas en el sistema y se paga al aprobarse, y vas a poder ver tus registros cuando quieras y pedir que se corrija lo que no esté bien. Las próximas semanas lo vamos a usar de prueba, sin consecuencias, para que lo conozcas. Después te vamos a pedir firmar un convenio de una página que dice exactamente esto. Si tienes dudas, búscanos a [CONTACTO].»
Las preguntas que más vas a escuchar, con respuestas cortas:
Si todavía estás definiendo el sistema, empieza por qué es el registro electrónico y la guía de cumplimiento de la reforma de 40 horas. Para calcular el impacto de los nuevos topes, usa la calculadora de horas extras.
¿Basta un reloj checador biométrico o un grupo de WhatsApp?
Un biométrico es un buen canal para personal presencial y, como canal, puede cumplir de forma mínima, hasta donde hoy dice la norma, en una sola sucursal. Pero solo marca entradas y salidas: no clasifica horas ordinarias, dobles y triples, no aplica los topes de cada año ni avisa cuando alguien se acerca a ellos o no descansa. Tampoco sabe por qué alguien no checó: si estaba de vacaciones, incapacitado, con permiso o trabajando desde casa; para el aparato todo es una ausencia. Todo eso, que es lo que la reforma vigila, se tendría que calcular por aparte, normalmente en Excel, y ahí es donde aparecen los errores y los ajustes a conveniencia de cualquiera de las partes. Además guarda una cantidad limitada de marcas, toma la hora de su propio reloj y solo registra a quien está frente a él. Con un grupo o un número de WhatsApp compartido pasa lo mismo, y con más riesgo: el mensaje dice a qué hora alguien avisó, pero no clasifica horas ni aplica topes, los mensajes se pueden borrar o editar, la exportación del chat se puede modificar y todo el grupo ve la asistencia de sus compañeros. Por eso lo natural es sumar el biométrico o WhatsApp a una solución que los integre como canales y haga los cálculos en el mismo registro.
Cómo te ayuda FiscoClic a cumplir el acuerdo
FiscoClic es un software mexicano de control de asistencia y nómina que registra la jornada de todo tu personal, presencial, en campo, en ruta o en home office, desde app, WhatsApp, kiosko con QR, navegador o el lector biométrico compatible que ya tengas, en un solo registro por colaborador, con la hora del servidor y el historial en la nube; permite que cada persona consulte sus registros, clasifica las horas en ordinarias, dobles y triples con los topes de cada año y avisa con semáforo y alertas a quién se acerca al tope o no tuvo descanso; además, cada ausencia queda explicada en el mismo registro como falta, vacaciones, incapacidad, permiso o home office. Con el plan HR PRO, además, pasa las horas aprobadas a la nómina con timbrado CFDI y permite firmar digitalmente el convenio con cada trabajador.
Un convenio solo vale lo que vale el sistema que describe. Así resuelve FiscoClic lo que pide el convenio. La configuración la eliges tú, por grupo o por colaborador, y el convenio debe reflejarla.
| Lo que necesitas | Cómo lo resuelve FiscoClic |
|---|---|
| Un sistema, varios canales | App, WhatsApp, kiosko (también sin internet), navegador y el lector biométrico compatible que ya tengas, en un solo registro por colaborador |
| Canal sin biometría | WhatsApp registra sin huella ni rostro; en la app, la extensión de Chrome y el kiosko el reconocimiento facial es opcional |
| Registro sin internet | La app y el kiosko siguen registrando sin señal y envían todo al reconectarse, con la hora calculada desde el servidor |
| Ubicación proporcional | Geocerca al checar, configurable por horario. El rastreo en ruta (GeoTrack Pro) es un servicio aparte, solo si tu operación lo necesita |
| Consulta del trabajador | Cada colaborador ve sus registros desde la app o su liga personal de Mi jornada |
| Horas extra y topes | Clasifica horas ordinarias, dobles y triples con los topes de cada año, y el colaborador solicita el tiempo adicional para su aprobación |
| Ausencias | Faltas, vacaciones, incapacidades, permisos y home office quedan explicados en el mismo registro |
| Firma del convenio | Firma digital del convenio y del consentimiento, con opción NOM-151 (plan HR PRO) |
| Nómina | Las horas aprobadas pasan a la nómina y se timbran, sin Excel de por medio (plan HR PRO) |
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio firmar un convenio para el registro electrónico de jornada?
¿Tengo que renovar el contrato de trabajo de todo mi personal?
¿Tengo que firmar de nuevo todos los contratos de trabajo por la reforma?
¿Basta con el reglamento interior de trabajo para que el registro haga prueba plena?
¿Qué pasa si un trabajador se niega a firmar el convenio?
¿Si cambio de proveedor de software tengo que volver a firmar todo?
¿Puedo usar GPS para registrar la jornada de personal en campo o en home office?
¿El trabajador tiene que aceptar dar su huella o su rostro?
¿El personal de confianza también tiene que registrar y firmar el acuerdo?
¿El aviso de privacidad lo pone el software o la empresa?
¿Basta un reloj checador biométrico para cumplir con el registro electrónico de jornada?
¿Sirve un grupo de WhatsApp para registrar la jornada laboral?
